Hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp bắt buộc phải biết năm 2026

Nội dung bài viết

Giới thiệu

Hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán – thuế bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh tại Việt Nam hiện nay. Việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến kê khai thuế, quyết toán thuế, chi phí được trừ và rủi ro xử phạt.

Trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp gặp các lỗi phổ biến như: xuất sai thời điểm, ghi sai thông tin, chưa đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, hoặc ngưng hoạt động nhưng không xử lý hóa đơn tồn, dẫn đến bị phạt hành chính và bị cơ quan thuế đưa vào diện rủi ro.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hóa đơn điện tử là gì, đối tượng bắt buộc, quy trình đăng ký – sử dụng, các lỗi thường gặp và mức xử phạt, theo quy định áp dụng năm 2026.

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được lập, phát hành, gửi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử, có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã, thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy truyền thống.

📌 Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy khi đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định.

Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Các đối tượng sau bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (trừ một số trường hợp đặc thù)
Doanh nghiệp mới thành lập
Doanh nghiệp đang hoạt động, kể cả không phát sinh doanh thu

📌 Không sử dụng hóa đơn điện tử khi thuộc diện bắt buộc sẽ bị xử phạt hành chính.

Các loại hóa đơn điện tử phổ biến

1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Được cơ quan thuế cấp mã xác thực
Áp dụng cho doanh nghiệp mới, doanh nghiệp rủi ro thuế

2. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Do doanh nghiệp tự phát hành
Áp dụng cho doanh nghiệp đủ điều kiện theo quy định

Thời điểm lập hóa đơn điện tử

Việc lập hóa đơn điện tử phải đúng thời điểm phát sinh nghĩa vụ:

Bán hàng hóa: thời điểm chuyển giao quyền sở hữu
Cung cấp dịch vụ: thời điểm hoàn thành dịch vụ hoặc thu tiền
Thu tiền trước: phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền

📌 Lập hóa đơn sai thời điểm là lỗi bị phạt rất phổ biến.

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Hồ sơ đăng ký gồm

Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Chữ ký số hợp lệ
Thông tin doanh nghiệp đầy đủ

Sau khi đăng ký, doanh nghiệp chỉ được xuất hóa đơn khi có thông báo chấp thuận từ cơ quan thuế.

Xử lý hóa đơn điện tử sai sót

Một số sai sót thường gặp

Sai tên, địa chỉ, mã số thuế
Sai số tiền, thuế suất
Lập hóa đơn trùng, lập nhầm

Cách xử lý

Lập hóa đơn điều chỉnh
Lập hóa đơn thay thế
Thông báo sai sót theo quy định

📌 Tuyệt đối không tự ý xóa hóa đơn đã phát hành.

Hóa đơn điện tử khi tạm ngừng hoặc giải thể doanh nghiệp

Khi tạm ngừng kinh doanh

Không được xuất hóa đơn trong thời gian tạm ngừng
Phải xử lý hóa đơn tồn trước khi tạm ngừng

👉 Tham khảo: Tạm ngừng kinh doanh – Nghĩa vụ thuế cần lưu ý

Khi giải thể doanh nghiệp

Bắt buộc hủy hóa đơn chưa sử dụng
Nộp báo cáo hóa đơn trước khi chấm dứt mã số thuế

👉 Xem thêm: Chấm dứt hiệu lực mã số thuế

Mức xử phạt vi phạm về hóa đơn điện tử

Một số mức phạt thường gặp:

Không lập hóa đơn: phạt tiền
Lập sai thời điểm: phạt hành chính
Không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: phạt nặng
Không báo cáo hóa đơn khi giải thể: hồ sơ bị treo

📌 Mức phạt cụ thể phụ thuộc tính chất và mức độ vi phạm.

Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử

1. Không phát sinh doanh thu có cần hóa đơn điện tử không?

Có. Doanh nghiệp vẫn phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

2. Hóa đơn điện tử có cần in ra không?

Không bắt buộc, trừ khi đối tác yêu cầu đối chiếu.

3. Có thể xuất hóa đơn điện tử sau khi tạm ngừng không?

Không. Việc xuất hóa đơn trong thời gian tạm ngừng là vi phạm.

4. Hóa đơn điện tử có được sửa trực tiếp không?

Không. Phải xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

Tư vấn hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Bạn đang chưa rõ quy định sử dụng hóa đơn điện tử hoặc lo ngại rủi ro xử phạt?
👉 Luật Doanh Nghiệp 247 hỗ trợ đăng ký – sử dụng – xử lý sai sót hóa đơn điện tử trọn gói, giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định.

📞 Tư vấn miễn phí 24/7: 0329.919.523
📩 Hỗ trợ nhanh – đúng luật – minh bạch

Thuế – Hóa đơn

Hóa đơn điện tử: Quy định, sử dụng & xử phạt 2026