Thay đổi thông tin hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cần biết (2026)
Giới thiệu
Thay đổi thông tin hóa đơn điện tử là thủ tục bắt buộc trong nhiều trường hợp doanh nghiệp có sự điều chỉnh về thông tin pháp lý hoặc thông tin quản lý thuế. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít doanh nghiệp chỉ thay đổi đăng ký kinh doanh mà bỏ sót bước cập nhật hóa đơn điện tử, dẫn đến tình trạng xuất hóa đơn sai thông tin, bị từ chối kê khai thuế, thậm chí bị xử phạt hành chính.
Hóa đơn điện tử là chứng từ có giá trị pháp lý và giá trị thuế, mọi thông tin hiển thị trên hóa đơn phải trùng khớp tuyệt đối với dữ liệu mà cơ quan thuế đang quản lý. Do đó, bất kỳ sự thay đổi nào liên quan đến tên, địa chỉ, người đại diện, hình thức hoạt động đều có thể kéo theo nghĩa vụ thay đổi thông tin hóa đơn điện tử.
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ khi nào phải thay đổi thông tin hóa đơn điện tử, cần thực hiện những bước nào, hồ sơ gồm gì và các rủi ro nếu không cập nhật kịp thời, theo quy định áp dụng năm 2026.
Các trường hợp thường gặp phải thay đổi thông tin hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp bắt buộc phải thay đổi thông tin hóa đơn điện tử khi rơi vào một trong các trường hợp sau:
-
Thay đổi tên công ty
-
Thay đổi địa chỉ trụ sở chính
-
Thay đổi người đại diện pháp luật
-
Thay đổi loại hình doanh nghiệp dẫn đến thay đổi tên
-
Thay đổi thông tin đăng ký thuế
-
Sáp nhập, chia, tách, hợp nhất doanh nghiệp
📌 Các thay đổi này nếu không cập nhật trên hóa đơn điện tử sẽ làm hóa đơn phát hành không hợp lệ.
👉 Tham khảo: Thay đổi đăng ký kinh doanh – Thủ tục & lưu ý
Khi nào doanh nghiệp phải thay đổi thông tin hóa đơn điện tử?
Doanh nghiệp chỉ được tiếp tục xuất hóa đơn điện tử sau khi:
-
Hoàn tất thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh (nếu có)
-
Hoàn tất thủ tục cập nhật thông tin thuế
-
Đã thông báo và được chấp thuận thay đổi thông tin hóa đơn điện tử
📌 Không được xuất hóa đơn trong thời gian thông tin chưa được cập nhật đầy đủ.
Những thông tin bắt buộc phải cập nhật trên hóa đơn điện tử
Các thông tin thường phải thay đổi gồm:
-
Tên doanh nghiệp
-
Địa chỉ trụ sở chính
-
Người đại diện pháp luật
-
Thông tin đơn vị phát hành hóa đơn
-
Thông tin liên hệ với cơ quan thuế
👉 Xem thêm: Cập nhật thông tin thuế sau thay đổi đăng ký kinh doanh
Thủ tục thay đổi thông tin hóa đơn điện tử
Bước 1: Rà soát nội dung cần thay đổi
Đối chiếu thông tin hiện tại trên hóa đơn với giấy đăng ký kinh doanh và dữ liệu thuế.
Bước 2: Cập nhật thông tin đăng ký thuế
Đảm bảo dữ liệu thuế đã được đồng bộ với thông tin mới.
👉 Tham khảo: Nghĩa vụ kê khai thuế
Bước 3: Thông báo thay đổi thông tin hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp thực hiện thông báo thông qua:
-
Hệ thống của nhà cung cấp hóa đơn điện tử
-
Hoặc Cổng thông tin của cơ quan thuế (tùy trường hợp)
Bước 4: Kiểm tra và sử dụng hóa đơn điện tử mới
-
Kiểm tra kỹ thông tin hiển thị
-
Chỉ phát hành hóa đơn sau khi cập nhật thành công
Xử lý hóa đơn điện tử đã phát hành trước khi thay đổi
Hóa đơn đã phát hành hợp lệ
-
Không cần điều chỉnh
-
Vẫn có giá trị pháp lý
Hóa đơn đã lập nhưng chưa gửi
-
Phải hủy
-
Lập hóa đơn mới với thông tin đã cập nhật
Hóa đơn đã gửi nhưng sai thông tin
-
Thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định
👉 Xem chi tiết: Hóa đơn điện tử – Quy định & xử lý sai sót
Những rủi ro khi không thay đổi thông tin hóa đơn điện tử kịp thời
-
Hóa đơn bị xem là không hợp lệ
-
Bị từ chối kê khai thuế
-
Bị xử phạt vi phạm hành chính
-
Khách hàng từ chối thanh toán
-
Phát sinh rủi ro khi quyết toán thuế
📌 Đây là lỗi rất phổ biến khi doanh nghiệp thay đổi thông tin pháp lý.
Câu hỏi thường gặp
1. Chỉ đổi địa chỉ, không đổi tên có cần đổi hóa đơn điện tử không?
Có. Địa chỉ là thông tin bắt buộc trên hóa đơn.
2. Có được xuất hóa đơn trong thời gian chờ cập nhật không?
Không. Chỉ được xuất sau khi cập nhật hoàn tất.
3. Hóa đơn cũ đã phát hành có phải hủy không?
Không, nếu phát hành hợp lệ trước thời điểm thay đổi.
4. Không cập nhật hóa đơn điện tử có bị phạt không?
Có. Có thể bị xử phạt hành chính theo quy định.
Tư vấn thay đổi thông tin hóa đơn điện tử
Bạn vừa thay đổi thông tin doanh nghiệp và lo ngại sai sót khi xuất hóa đơn điện tử?
👉 Luật Doanh Nghiệp 247 hỗ trợ rà soát – cập nhật – xử lý hóa đơn điện tử trọn gói, giúp doanh nghiệp xuất hóa đơn đúng luật, không gián đoạn hoạt động.
📞 Tư vấn miễn phí 24/7: 0329.919.523
📩 Nhanh – chính xác – đúng pháp luật
