Thay đổi thông tin hóa đơn điện tử khi đổi tên công ty (2026)
Giới thiệu
Khi đổi tên công ty, nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ cần hoàn tất thủ tục tại Phòng Đăng ký kinh doanh là có thể tiếp tục xuất hóa đơn bình thường. Tuy nhiên, trên thực tế, nếu không cập nhật thông tin hóa đơn điện tử kịp thời, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng xuất hóa đơn sai tên, dẫn đến hóa đơn không hợp lệ, bị cơ quan thuế từ chối hoặc bị xử phạt hành chính.
Tên doanh nghiệp là thông tin bắt buộc hiển thị trên hóa đơn điện tử và phải trùng khớp tuyệt đối với dữ liệu quản lý thuế. Vì vậy, sau khi đổi tên công ty, việc thay đổi thông tin hóa đơn điện tử là thủ tục bắt buộc và không thể bỏ qua.
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ khi nào phải cập nhật hóa đơn điện tử, cần thực hiện những bước nào, sử dụng hóa đơn cũ ra sao và các rủi ro thường gặp, theo quy định áp dụng năm 2026.
Đổi tên công ty có bắt buộc thay đổi thông tin hóa đơn điện tử không?
👉 CÓ – BẮT BUỘC.
Tên công ty là một trong các tiêu thức bắt buộc trên hóa đơn điện tử. Khi tên doanh nghiệp thay đổi:
-
Hóa đơn cũ mang tên cũ không còn phù hợp
-
Thông tin trên hóa đơn phải trùng khớp với dữ liệu thuế
-
Doanh nghiệp không được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử với tên cũ
📌 Việc tiếp tục xuất hóa đơn với tên cũ sau khi đổi tên công ty được xem là xuất hóa đơn sai thông tin.
Những trường hợp cần thay đổi thông tin hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp phải thực hiện thay đổi thông tin hóa đơn điện tử khi:
-
Đổi tên công ty
-
Đổi loại hình doanh nghiệp dẫn đến thay đổi tên
-
Đổi tên viết tắt hoặc tên giao dịch thể hiện trên hóa đơn
-
Gộp, chia, sáp nhập làm thay đổi tên doanh nghiệp
👉 Trường hợp chỉ thay đổi địa chỉ nhưng không đổi tên, việc xử lý hóa đơn có quy trình khác.
Thời điểm phải thay đổi thông tin hóa đơn điện tử
-
Doanh nghiệp chỉ được xuất hóa đơn với tên mới sau khi:
-
Hoàn tất thủ tục đổi tên công ty
-
Hoàn tất thủ tục cập nhật thông tin hóa đơn điện tử
-
📌 Không được xuất hóa đơn với tên cũ kể từ ngày tên mới có hiệu lực.
Thủ tục thay đổi thông tin hóa đơn điện tử khi đổi tên công ty
Bước 1: Hoàn tất thủ tục đổi tên công ty
Doanh nghiệp cần có:
-
Giấy xác nhận thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
-
Tên công ty mới đã được ghi nhận hợp lệ
👉 Tham khảo: Thay đổi tên công ty – Thủ tục & lưu ý
Bước 2: Cập nhật thông tin đăng ký thuế
-
Đồng bộ tên mới với cơ quan thuế
-
Là điều kiện để cập nhật hóa đơn điện tử
👉 Xem thêm: Cập nhật thông tin thuế sau thay đổi đăng ký kinh doanh
Bước 3: Thông báo thay đổi thông tin hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp thực hiện:
-
Thông báo thay đổi thông tin hóa đơn điện tử
-
Cập nhật tên công ty mới trên hệ thống hóa đơn
Việc thực hiện thông qua:
-
Hệ thống của nhà cung cấp hóa đơn điện tử
-
Hoặc Cổng thông tin của cơ quan thuế (tùy trường hợp)
Bước 4: Kiểm tra và sử dụng hóa đơn điện tử với tên mới
-
Kiểm tra kỹ tên công ty, mã số thuế, địa chỉ
-
Chỉ xuất hóa đơn sau khi hệ thống đã cập nhật thành công
Xử lý hóa đơn điện tử đã phát hành mang tên cũ
1. Hóa đơn đã phát hành trước thời điểm đổi tên
-
Vẫn hợp lệ
-
Không cần điều chỉnh
2. Hóa đơn đã lập nhưng chưa gửi cho người mua
-
Phải hủy
-
Lập hóa đơn mới với tên công ty mới
3. Hóa đơn đã gửi nhưng sai tên
-
Phải xử lý theo quy định về điều chỉnh/thay thế hóa đơn
👉 Tham khảo: Hóa đơn điện tử – Xử lý sai sót
Những lỗi doanh nghiệp thường gặp khi đổi tên công ty
-
Đổi tên nhưng vẫn xuất hóa đơn tên cũ
-
Không cập nhật thông tin hóa đơn điện tử
-
Không đồng bộ dữ liệu thuế
-
Xuất hóa đơn trong thời gian “chuyển tiếp” chưa được phép
-
Bị khách hàng từ chối hóa đơn do sai tên
📌 Các lỗi này có thể dẫn đến bị xử phạt và truy thu thuế.
Câu hỏi thường gặp
1. Đổi tên công ty có phải hủy toàn bộ hóa đơn cũ không?
Không. Hóa đơn đã phát hành hợp lệ trước thời điểm đổi tên vẫn có giá trị.
2. Có được xuất hóa đơn trong thời gian chờ cập nhật tên không?
Không. Chỉ được xuất hóa đơn sau khi cập nhật thành công.
3. Đổi tên nhưng không cập nhật hóa đơn điện tử có sao không?
Có. Hóa đơn có thể bị xem là không hợp lệ.
4. Có cần thông báo cho khách hàng khi đổi tên không?
Nên thông báo để tránh nhầm lẫn và từ chối hóa đơn.
Tư vấn thay đổi thông tin hóa đơn điện tử khi đổi tên
Bạn vừa đổi tên công ty và lo ngại sai sót khi xuất hóa đơn điện tử?
👉 Luật Doanh Nghiệp 247 hỗ trợ đổi tên công ty – cập nhật thông tin thuế – xử lý hóa đơn điện tử trọn gói, giúp doanh nghiệp vận hành liên tục và đúng pháp luật.
📞 Tư vấn miễn phí 24/7: 0329.919.523
📩 Xử lý nhanh – đúng luật – không gián đoạn xuất hóa đơn
