Thay đổi người đại diện pháp luật: Hướng dẫn chi tiết từ A–Z (2026)

Nội dung bài viết

Giới thiệu

Người đại diện pháp luật là cá nhân đứng tên và chịu trách nhiệm pháp lý cao nhất của doanh nghiệp trước pháp luật, cơ quan quản lý nhà nước và các đối tác. Mọi giao dịch quan trọng như ký kết hợp đồng, làm việc với ngân hàng, cơ quan thuế hay giải quyết tranh chấp đều gắn liền với vai trò của người đại diện pháp luật.

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể phát sinh nhu cầu thay đổi người đại diện pháp luật do tái cơ cấu nội bộ, chuyển nhượng vốn, thay đổi chiến lược quản trị hoặc vì lý do cá nhân của người đang đảm nhiệm chức danh này. Tuy nhiên, nếu thực hiện không đúng thủ tục hoặc chậm thông báo, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro pháp lý, gián đoạn giao dịch và xử phạt hành chính.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ toàn bộ quy trình – hồ sơ – lưu ý quan trọng khi thay đổi người đại diện pháp luật theo quy định mới nhất năm 2026.

Các trường hợp thường gặp phải thay đổi người đại diện pháp luật

Doanh nghiệp thường thay đổi người đại diện pháp luật trong các tình huống sau:

1. Thay đổi cơ cấu quản lý doanh nghiệp

Chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị quyết định thay đổi người điều hành phù hợp với chiến lược mới.

2. Người đại diện cũ không còn đáp ứng điều kiện

Ví dụ: không còn cư trú tại Việt Nam, bị hạn chế năng lực hành vi dân sự, hoặc không còn đủ điều kiện theo điều lệ công ty.

3. Chuyển nhượng vốn, thay đổi chủ sở hữu

Khi có sự thay đổi lớn về cơ cấu vốn, người đại diện pháp luật thường được điều chỉnh tương ứng.

4. Lý do cá nhân

Người đại diện pháp luật xin từ nhiệm, nghỉ việc hoặc không tiếp tục đảm nhiệm chức danh.

Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi thay đổi người đại diện pháp luật?

Trước khi thực hiện thủ tục, doanh nghiệp cần nắm rõ các nguyên tắc sau:

Doanh nghiệp luôn phải có ít nhất một người đại diện pháp luật
Người đại diện mới phải đủ điều kiện theo quy định pháp luật và điều lệ công ty
Việc thay đổi phải được thông báo kịp thời đến cơ quan đăng ký kinh doanh
Trách nhiệm pháp lý của người đại diện cũ và mới cần được bàn giao rõ ràng

Phân biệt thay đổi người đại diện pháp luật và thay đổi chức danh

Nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn giữa hai khái niệm này:

Thay đổi người đại diện pháp luật: thay đổi cá nhân đứng tên pháp lý
Thay đổi chức danh: cùng một người nhưng thay đổi chức danh (Giám đốc ↔ Tổng giám đốc ↔ Chủ tịch…)

📌 Lưu ý: Cả hai trường hợp đều phải thực hiện thủ tục thông báo nếu thông tin trên giấy phép kinh doanh thay đổi.

Hồ sơ thay đổi người đại diện pháp luật

Thành phần hồ sơ cơ bản

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
Quyết định của chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị
Biên bản họp (đối với công ty TNHH 2TV hoặc công ty cổ phần)
Bản sao giấy tờ pháp lý của người đại diện mới
Giấy ủy quyền (nếu nộp hồ sơ qua đơn vị dịch vụ)

📌 Lưu ý quan trọng: Thông tin cá nhân của người đại diện mới phải chính xác tuyệt đối, đặc biệt là số giấy tờ pháp lý và địa chỉ liên hệ.

Quy trình thay đổi người đại diện pháp luật

Bước 1: Ra quyết định thay đổi

Doanh nghiệp tổ chức họp và ban hành quyết định thay đổi theo đúng thẩm quyền.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ pháp lý

Rà soát kỹ thông tin của người đại diện mới để tránh sai sót.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại Cổng thông tin quốc gia

Hồ sơ được nộp trực tuyến và theo dõi tình trạng xử lý.

👉 Tham khảo: Thay đổi đăng ký kinh doanh 2026 – Hướng dẫn chi tiết

Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới

Thời gian xử lý thông thường từ 3–5 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.

Doanh nghiệp cần làm gì sau khi thay đổi người đại diện pháp luật?

1. Thông báo với ngân hàng

Cập nhật chữ ký mẫu, người ký giao dịch và hồ sơ tài khoản doanh nghiệp.

2. Cập nhật thông tin với cơ quan thuế

Đảm bảo dữ liệu người đại diện mới được đồng bộ trên hệ thống thuế.

👉 Xem thêm: Cập nhật thông tin thuế sau khi thay đổi đăng ký kinh doanh

3. Điều chỉnh hồ sơ nội bộ và hợp đồng

Cập nhật thông tin người đại diện mới trên hợp đồng, con dấu (nếu có), website, hồ sơ pháp lý nội bộ.

Thời gian và chi phí thay đổi người đại diện pháp luật

Thời gian xử lý hồ sơ: 3–5 ngày làm việc
Chi phí: tùy nhu cầu hỗ trợ và mức độ phức tạp
Chi phí phát sinh: cập nhật ngân hàng, chữ ký số (nếu có)

👉 Tham khảo: Chi phí thay đổi đăng ký kinh doanh trọn gói

Những rủi ro nếu không thay đổi người đại diện đúng quy định

Giao dịch ký kết không có giá trị pháp lý
Ngân hàng từ chối xử lý hồ sơ
Bị xử phạt hành chính do không thông báo kịp thời
Phát sinh tranh chấp trách nhiệm giữa người cũ và người mới

Câu hỏi thường gặp

1. Thay đổi người đại diện pháp luật có làm thay đổi mã số thuế không?

Không. Mã số thuế và tư cách pháp nhân của doanh nghiệp vẫn giữ nguyên.

2. Có thể thay đổi người đại diện pháp luật nhiều lần không?

Có. Doanh nghiệp được thay đổi khi có nhu cầu hợp pháp.

3. Người đại diện mới có phải là cổ đông/thành viên không?

Không bắt buộc, trừ khi điều lệ công ty có quy định khác.

4. Có thể thay đổi người đại diện pháp luật đồng thời với nội dung khác không?

Có. Doanh nghiệp có thể gộp nhiều nội dung thay đổi trong một hồ sơ.

Tư vấn thay đổi người đại diện pháp luật

Bạn đang cần thay đổi người đại diện pháp luật nhanh – đúng luật – không gián đoạn hoạt động doanh nghiệp?
👉 Luật Doanh Nghiệp 247 hỗ trợ trọn gói từ tư vấn đến hoàn tất hồ sơ, đảm bảo an toàn pháp lý và tiết kiệm thời gian.

📞 Tư vấn miễn phí 24/7: 0329.919.523
📩 Xử lý nhanh – đúng quy định – minh bạch chi phí

Thay đổi đăng ký kinh doanh

Thay đổi người đại diện pháp luật: Thủ tục 2026